Documento legal

Política de tratamiento y protección de datos personales

1. Objeto y alcance

Hidrógeno Verde Turquesa S.A.S. adopta esta política para regular la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización y supresión de datos personales tratados en desarrollo de sus actividades empresariales, proyectos, servicios, investigaciones, alianzas, comunicaciones y canales digitales.

La política se aplica a los datos de clientes, usuarios, proveedores, aliados, contratistas, colaboradores, aspirantes, postulantes y participantes en programas de voluntariado, miembros de iniciativas, visitantes del sitio web y demás personas naturales cuyos datos sean tratados por la sociedad.

2. Marco normativo

Esta política se adopta de conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.

3. Datos que podemos tratar

Según la relación con cada titular, podremos tratar datos de identificación y contacto; información profesional, académica, contractual, comercial, financiera o tributaria necesaria para una relación específica; comunicaciones y solicitudes; información técnica de proyectos; registros de participación; y datos técnicos básicos derivados del uso del sitio.

Cuando el titular utilice el buzón del Laboratorio HVT, también podremos recibir fotografías, documentos PDF, archivos CSV, nombres de proyectos, mediciones y metadatos técnicos que el propio titular decida adjuntar. El usuario debe evitar incluir información de terceros, datos sensibles o documentos confidenciales que no esté autorizado a compartir.

Los datos sensibles y los datos de niñas, niños y adolescentes solo serán tratados cuando sea estrictamente necesario, exista una base legal válida y se apliquen las garantías reforzadas previstas en la ley. El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.

4. Finalidades

Los datos podrán ser tratados para:

• Responder consultas, solicitudes, peticiones, quejas y reclamos.
• Evaluar, formular, ejecutar y hacer seguimiento a proyectos, servicios, alianzas, patrocinios y actividades de investigación, educación o sostenibilidad.
• Elaborar propuestas, cotizaciones, contratos, facturas, certificaciones y demás documentos asociados a una relación autorizada.
• Gestionar relaciones con clientes, proveedores, aliados, contratistas y colaboradores.
• Recibir hojas de vida, evaluar postulaciones, seleccionar participantes y gestionar programas de voluntariado, incluida la comunicación con las personas postulantes y la certificación de su participación.
• Enviar información institucional, técnica o comercial cuando exista autorización o una base legal aplicable.
• Cumplir obligaciones contables, tributarias, contractuales, laborales, regulatorias y de atención a autoridades.
• Proteger la seguridad de las personas, la información, los sistemas y los activos de la sociedad.
• Realizar análisis estadísticos o de mejora, procurando utilizar información agregada o anonimizada cuando sea posible.
• Almacenar y analizar temporalmente los archivos adjuntos al Laboratorio HVT para atender la consulta técnica solicitada.
• Utilizar datos técnicos desidentificados para validar modelos y mejorar herramientas únicamente cuando el titular otorgue una autorización separada y voluntaria.

5. Autorización

Cuando la ley lo exija, el tratamiento se realizará con autorización previa, expresa e informada del titular, obtenida por medios físicos, electrónicos, verbales o mediante conductas inequívocas que permitan su consulta posterior. La autorización informará las finalidades aplicables y no se presumirá del silencio.

6. Derechos de los titulares

El titular puede conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización; ser informado sobre el uso dado a sus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite interno; revocar la autorización o solicitar la supresión cuando sea procedente; y acceder gratuitamente a sus datos personales.

7. Consultas y reclamos

Las solicitudes pueden enviarse a contacto@hidrogenoverdeturquesa.com con el asunto “Protección de datos personales”. Deben incluir nombre, identificación, datos de contacto, descripción clara de la solicitud y documentos que correspondan.

Las consultas se atenderán dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción. Los reclamos se atenderán dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción. Cuando no sea posible responder dentro del término, se informará el motivo y la nueva fecha, respetando los límites legales.

8. Encargados, transmisión y transferencia

La sociedad podrá compartir datos con proveedores tecnológicos, asesores, operadores, aliados o autoridades cuando sea necesario para las finalidades informadas, exista autorización o lo permita la ley. Se exigirán deberes de confidencialidad, seguridad y tratamiento limitado. Las transferencias internacionales se sujetarán a las reglas colombianas aplicables.

9. Seguridad y conservación

Hidrógeno Verde Turquesa S.A.S. aplica medidas administrativas, humanas y técnicas razonables para prevenir pérdida, consulta, uso, acceso, modificación o divulgación no autorizada. Ningún sistema es absolutamente invulnerable. Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad, las obligaciones legales y la defensa de derechos, y posteriormente se eliminarán o anonimizarán cuando proceda.

Los archivos originales enviados como casos temporales del Laboratorio HVT se conservarán inicialmente durante treinta (30) días, salvo que el titular solicite su eliminación anticipada, autorice su incorporación a un proyecto de mayor duración o exista un deber legal o contractual aplicable. El acceso se limita al personal autorizado y se realiza mediante enlaces privados de duración limitada. La autorización para mejorar servicios no amplía por sí sola la conservación del archivo original: cuando proceda se conservarán variables técnicas desidentificadas y se eliminará el original.

10. Sitio web y servicios de terceros

El sitio puede contener enlaces a WhatsApp, correo electrónico, redes sociales, plataformas audiovisuales u otros servicios de terceros. Al utilizar esos servicios también se aplican sus propias condiciones y políticas. La sociedad evaluará e informará el uso de cookies o tecnologías no esenciales antes de activarlas y solicitará consentimiento cuando sea requerido.

11. Iniciativas de la sociedad

Los datos suministrados en actividades identificadas con “La República del Hidrógeno” serán tratados por Hidrógeno Verde Turquesa S.A.S., salvo que se informe expresamente otro responsable legalmente constituido. Actualmente, esa denominación corresponde a una iniciativa impulsada por la sociedad.

12. Modificaciones y vigencia

Las modificaciones sustanciales serán comunicadas por medios razonables antes de su aplicación cuando la ley lo exija. Esta política rige desde la fecha indicada y permanecerá vigente mientras se realice tratamiento de datos personales.